A mediációt a vitás felek kezdeményezik a mediátor felkeresésével. Ez történhet úgy, hogy az egyik fél keresi fel a mediátort, a másik felet a mediátor hívja fel. Ha mindketten elfogadják a mediációt, ezt azzal jelzik, hogy aláírják a Közvetítői megbízási szerződést.

Az első ülés alkalmával a felek első meghallgatása, a mediáció tárgyának a feltérképezése történhet külön – külön, vagy akár rögtön együttesen is.

A közös mediációs ülés alkalmával is van lehetőség külön megbeszélésre, ha olyan információ megosztását érzi szükségesnek valamelyik fél, amit négyszemközt szeretne a mediátor tudomására hozni. A külön megbeszélést a mediátor is kezdeményezheti, ha szükségesnek érzi.  A külön megbeszélés lehetősége mindkét felet megilleti.

Egy ülés hossza maximum 3 óra, ettől rövidebb természetesen lehet. A mediációs folyamat zárulhat megegyezéssel, vagy úgy is, hogy nem születik megegyezés, mert az érdekek ezt nem engedik. A mediátor feladata, hogy olyan, és csak olyan megállapodás szülessen, amely mindkét félnek megfelelő.

A mediációs folyamat általában 3 – 8 ülés alatt lezárul, de maximum a megbízástól számítva 4 hónapig tarthat.